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突发疫情,企业应如何面对

2020 年,所有人一起过了个不同寻常的春节。作为一个软件企业,我们也希望在这样的特殊时刻能做好自己应该做的事情,承担对公司同事、客户和社会的责任。为了应对疫情,我们在公司内采取了一系列预防措施。

在此把相关情况整理分享给大家,希望能提供一些参考价值。

我们的 72 小时防疫流程

一、信息搜集(01.21-01.24,肺炎疫情发展期)

1 月中旬,开始有肺炎的消息从武汉传出。1 月 19 日,由于武汉公布 1 天新增 17 例肺炎患者,一夜之间,几乎所有媒体都在报道这场新型冠状病毒肺炎。

我们从最开始就密切关注此次疫情消息。从不明确传播途径,到确定人传人后,公司启动紧急预防疫情措施,包括调研公司同事身体情况、制定年后返工预案等。

为防止年后交叉感染,我们在 01.24 发放了针对全员的调查问卷,问卷重点涉及几个方面:

·目前身体情况

·近期是否有去过武汉、是否乘坐交通工具途径武汉

·是否与去过武汉的人有密切接触史

·近期是否食用了野生动物

·是否有其他可能引起疫情的情况

*因调查问卷篇幅过长,此处不全文粘贴。如有需要,请在公众号「万事ONES」内回复「预防疫情调查问卷」下载问卷

二、策略制定(1.25 开始,肺炎疫情控制期)

调查问卷发放后,随着事态进展,我们做了这几件事:

1、关注疫情发展情况

关注权威媒体发布的信息,了解疫情新动向,并据此调整公司疫情预防措施。

2、分析调查问卷结果

根据全员填写的调查问卷分析全体员工健康情况,制定疫情期间公司的应对策略。

3、制定应对策略

对于企业来说,一方面要保障员工的身体健康,另一方面也要积极筹备节后工作,将疫情带来的损失和负面影响降到最低。

由于我们有深圳、北京、上海等多个办公室,同事们也分布在不同的省市区域。调查问卷结果显示,75% 的同事都在外地过年。为了保障大家的健康安全,经和全体同事充分沟通、公司管理组决定节后全员远程办公。

我们制定了相应的「特殊时期工作安排」,主要分三个阶段:

· 第一阶段 全员远程在家办公

时间暂定 02.03 – 02.16

· 第二阶段 混合办公

返回公司各大区时间大于 15 天且未见不良反应的同事可以回当地公司办公

其他人可继续在家办公

· 第三阶段 全员正常公司办公

第一阶段全员远程办公安排

由于我们在日常办公中使用了非常多的 SaaS 工具来进行协同,全员的远程办公更多是需要规划管理好各个部门的工作节奏和沟通效率。

针对第一阶段我们进行了如下准备:

a. 管理策略准备:明确远程办公的管理目标,通过早晚会、日报周报等管理方法保证工作节奏和沟通效率。

b. 必要工具准备:远程办公对工具的依赖性比较强,我们准备好了沟通审批、工作协同等必要工具,并与管理方法相配合,以此保证员工可以顺利达成工作目标。

c. 应急措施准备:特殊时期,可能会出现各种突发情况。我们提前考虑了各种可能出现的问题,并准备好了相应的应急措施。

具体执行如下:

a. 为避免交通工具封闭空间内的交叉感染,建议外地同事错峰返程,并提供路程带薪假期。

b. 在家办公期间,由部门负责人安排每日早 9:00 晚 18:00 两次小组 Zoom 视频会议沟通工作内容,上班考勤以早晚参会为准。

c. 每日早晚会,各小组负责人填写所有组员的当天出勤情况和所在地区。

d. 出勤情况、日报记录在 ONES Wiki 中,相关项目进度每日同步 ONES Project,周会使用 Zoom 按惯例进行,日常工作沟通使用企业微信完成。

e. 上班时间,全员企业微信和 Zoom 在线。

为了能够高效率的进行远程办公,在此推荐我们日常使用的办公工具给大家参考:

沟通审批:企业微信

产品研发协同:ONES(包含项目进度管理、知识库管理、测试计划管理等)、G Suite(包含邮箱、日历、云端硬盘、可协同在线文档等)、GitHub(软件项目托管)、Sentry(实时错误追踪)、Travis CI(持续集成)、Aliyun(云服务)、Zeplin(设计图交接与沟通)

销售管理:纷享销客(客户关系管理)、神策分析(营销数据分析)

视频会议:Zoom


确定「全员远程办公」是面对疫情我们作出的紧急决定。一方面,疾病凶险,必须谨慎对待;另一方面,全员突发性的远程工作应该如何做好组织管理、目标管理,不在一起工作是否会影响协作效率等等都是需要考虑的问题。

虽然艰难,但我们其实没有犹豫。疫情当前,我们的社会分工决定我们不能冲在一线救死扶伤,我们能做的就是坚守岗位不添乱。以全员生命安全健康为首要目标,尽最大努力维持公司业务的正常运营。

对公司全员的生命安全负责,就是对社会抗击疫情的帮助。

最后,疫情忧心但生活还要继续。希望 ONES 的疫情预防策略和远程办公方式能给大家提供一些思路和帮助。希望大家理智面对疫情,以更高的效率保障节后工作恢复。

公司将以勇气担当对全体员工生命安全的责任
ONES 全员将以勇气担当对客户的责任
ONES 全员将以勇气担当对社会的责任

望瘟疫早日消散,我们可以摘下口罩,共沐阳光。

祝各位新春快乐,健康平安。

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